COMUNICACIÓN OFICIAL:
El Oficio
Constituye la comunicación más importante tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicio, servicio, sección, departamentos, etc.
La redacción del oficio debe ser clara, precisa y breve.
Existen 3 tipos de Oficio
- Ordinario
- Reservado
- Secreto
La Circular
Es un documento oficial de uso frecuente en la Administración Pública. Su redacción es similar al Oficio. Se diferencia del Oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se redacta comúnmente en párrafos cortos, claros y precisos.
El Memorándum
Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna. Lo emite un jefe de sección o departamento. Se utiliza para pedir o enviar documentos, o bien, solicitar o entregar información. El estilo redaccional debe ser claro, breve y preciso, eliminando todo lo que sea innecesario.
Actualmente se utilizan formularios impresos con espacios en blanco para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio o más pequeño.
DOCUMENTOS OFICIALES:
El Certificado
Este documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario público respecto a un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal. Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez.
La Resolución
Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos.
El Decreto
Se comprende como decreto a la resolución o mandato escrito, de las más altas autoridades del Estado en que disponen, en forma imperativa, cuanto sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional, provincial o comunal.
DOCUMENTOS NOTARIALES
Declaración Jurada
Debe efectuarse en una notaría pública. La mayoría de dichas entidades dispone de un formato prediseñado.
Para poder ingresar a trabajar a la Administración Pública, por ejemplo, el interesado debe declarar, especialmente bajo juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito. Asimismo, deberá dejar expresa constancia que no se encuentra afecto a alguna de las incompatibilidades, en razón de parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 469 inciso 2do del Código Orgánico de Tribunales.
Poder
Es un documento legal que autoriza representación. Por medio de él, una persona autoriza a otra para que la represente y remplace en diversas gestiones.
El Poder puede ser:
- SIMPLE: Es una carta-poder privada que se firma ante un notario público. Se requiere sólo cédula de identidad.
- ESPECIAL: Es un poder en forma de escritura pública, firmada también ante un notario público.
El Acta
Documento escrito en el que se hace constar, la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión.
Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.
